TOGETHER – die wichtigsten Funktionen kurz vorgestellt

Klienten-Personalien mit Kontaktpersonen

Neben den Personalien des Klienten werden in seinem Dossier auch alle Ansprechpartner festgehalten, so dass sofort ersichtlich ist, welcher Arzt kontaktiert werden muss oder welcher Sozialarbeiter für diesen Klienten zuständig ist.

Adressen und Zuständigkeiten können sich im Laufe der Zeit verändern. Mit dem Gültigkeits-Zeitraum wird dies festgehalten. Neben den Standard-Personalien können auch unbegrenzt viele kundenspezifische Felder im Register Personalien 2 angelegt werden.

Einem Klienten können diverse Rollen zugewiesen werden, pro Rolle erscheint ein Register, siehe Abbildung unten. So kann eine Person z.B. gleichzeitig Klient, Beschäftigter und Debitor sein.

Klienten-Dokumentenablage

TOGETHER verfügt über ein integriertes Dokumenten Management System. In allen Modulen können Dokumente erzeugt und/oder abgelegt werden. Diese Dokumente werden gleichzeitig aber auch zentral verwaltet.

Auf das Dokumenten-Register des Klienten können alle gängigen Dokumente und wichtigen E-Mails mit copy/paste oder drag&drop einkopiert werden. Auch Reports (Dokumentenvorlagen) welche für einen Klienten erzeugt werden, können automatisch in den jeweiligen Dokumentenordnern des Klienten abgelegt werden.

Die Dokumente können direkt in TOGETHER bearbeitet werden, dabei wird die Versionierung sichergestellt. So können frühere Versionen des Dokuments jederzeit wieder gesichtet werden.

Ereignis / Ereignis-Protokoll

Dreh- und Angelpunkt bei der Fallverwaltung eines Klienten ist sein Ereignis-Verlauf. Ein Ereignis kann dabei ein Gespräch, eine E-Mail oder eine Abklärung mit Dritten sein.

Um den administrativen Aufwand möglichst klein zu halten, werden Ereignisse meist stichwortartig oder mit wenigen Sätzen erfasst.

So entsteht wie von selbst, im Laufe des Betreuungszeitraums, ein umfassendes Bild des Klienten. Die Kunden von TOGETHER schätzen dabei vor allem die Übersichtlichkeit – das ganze Betreuer-Team kann jederzeit die Einträge aller einsehen.

Im Ereignis stehen praktische Funktionen zur Verfügung:

E-Mails aus Outlook können direkt in das Klienten-Ereignisprotokoll kopiert werden, um einen lückenlosen Verlauf auf dem Klienten festzuhalten.

Medikation + Bereitstellung mit 4-Augenprinzip

Institutionen, welche eine Klientenbetreuung mit Wohnplätzen anbieten, haben das Bedürfnis nach einer sicheren und nachvollziehbaren Medikamentenverwaltung. Die Betreuenden müssen aber auch auf medizinische und psychosoziale Daten von ihren Klienten zurückgreifen können. All dies stellt das Modul Medizin sicher.

Medikationen werden mit dem 4-Augenprinzip erfasst und bereitgestellt. Dabei wird jeder Schritt in der Software dokumentiert und ist somit nachvollziehbar.

Ziele – Entwicklungsplanung

Für Klienten können in diesem Modul Zielvereinbarungen für verschiedene Zeiträume definiert werden. Dabei kann aus einem vordefinierten Ziele-Katalog ausgewählt werden oder die Ziele werden frei formuliert. Mit Kategorien können z.B. übergeordnete Ziele von Teilzielen getrennt aufgelistet werden.

Periodisch werden Beurteilungen durch die Coaches auf den Zielen festgehalten. Durch den Beurteilungs-Verlauf werden die Fortschritte der Betreuten sichtbar gemacht.

Wie überall in TOGETHER können auch bei den Zielvereinbarungen Dokumente abgespeichert oder neue erzeugt werden.

Belegungsplan für Beschäftigung und Wohngruppen

Alle Beschäftigungs-Angebote und Wohngruppen, mit welchen Klienten unterstützt werden, sind in TOGETHER als sogenannte Programme geführt. In diese Programme werden die Klienten eingeteilt. Mit Hilfe des übersichtlichen Belegungsplans erhält man jederzeit einen umfassenden Überblick, sowohl über die aktuelle Situation als auch über die künftige Entwicklung.

Kurs-Verwaltung mit Kurs- und Teilnehmerimport

Das Kurse-Modul ermöglicht eine professionelle und zeitgemässe Kurs- und Teilnehmerverwaltung.

Kursdurchführungen werden aus Vorlagen zeitsparend erstellt. Noch mehr Zeit gewinnt man, wenn alle Kursdurchführungen gerade aus der Excel--Jahresplanung importiert werden.

In die Kursdurchführungen können Teilnehmerlisten von zuweisenden Behörden importiert werden; dabei werden neben der Kursteilnahme auch gerade die Teilnehmer mit Adressen und Kontaktpersonen angelegt.

Kursleiter halten bei der Anwesenheitskontrolle die Teilnahmecodes fest, so dass diese in einer AMM-Bescheinigung korrekt ausgegeben werden können.

Mails mit Kursinfos können direkt aus der Lösung an die Teilnehmer versandt werden, ebenfalls Erinnerungs-SMS. Die Kurstermine können als Kalenderdatei ausgegeben werden, welche Teilnehmer in ihren Handykalender laden können.

Teamzeiterfassung für Klienten

In der Teamzeiterfassung können Gruppenleiterinnen die An- und Abwesenheiten per Code pro Halbtag effizient erfassen. Dieser Code kann auch auf eine AMM-Bescheinigung ausgegeben werden.

Automatisierte Leistungsabrechnung

Es ist wie Magie – TOGETHER erstellt die monatlichen Rechnungen für ALLE Klienten mit einem Knopfdruck.

Jede Faktura wird automatisch aufgrund der auf Klienten und Angebotstypen (Leistungsarten) gespeicherte Daten erstellt. So wird sichergestellt, dass auch wirklich alles abgerechnet wird.

Die Klienten-Fakturierung berücksichtigt automatisch:

• Leistungsverrechnung aufgrund der Kostengutsprache
• Tarife möglich pro Quartal, Monat, Woche, Tag oder Stunde
• pro Kostengutsprache mehrere Rechnungen an verschiedene Empfänger
• Regeln für die Verrechnung an Werktagen - Wochenenden - Feiertagen
• Regeln bei untermonatigem Eintritt und Austritt
• Regeln für Berechnung bei reduziertem Beschäftigungsgrad
• kantonale Besonderheiten
• Eltern- und Gemeindebeiträge, inkl. gleichzeitige Gutschrift derselben z.B. an Volksschulamt

Ausgabe der Rechnung:

• Einzel oder Batch-Rechnungslauf über alle Klienten
• Einzel- oder Sammelrechnung pro Debitor einstellbar
• Monats- und Quartalsrechnungen gemischt möglich
• QR-Rechnung als Word oder PDF
• Rechnungsübersicht im Debitorenmodul
• Mahnwesen

Elektronische Fakturierung an die Invaliden- versicherung IV

Anstatt die Rechnungen für die IV auszudrucken und per Post zu senden, stellt TOGETHER die Rechnungsdaten als Datei in einem Verzeichnis zur elektronischen Übermittlung bereit.

Der Vorteil für den Kunden: Durch die elektronische Rechnung erhält man die Beiträge der IV bereits nach wenigen Tagen, ganz nebenbei spart man dabei auch noch Zeit, Porti und Papier.

Die IV verlangt, dass ihren Versicherten jeweils eine Rechnungskopie zur Info zugestellt wird. Solche Rechnungskopien können über alle IV-Rechnungen eines Rechnungslaufs direkt aus TOGETHER per E-Mail versandt werden.

Textbausteine

In allen Textfeldern können Textbausteine hinterlegt werden. Diese Bausteine können durch einen berechtigten Benutzer gepflegt werden. Solche Bausteine stehen dann allen Benutzern zur Verfügung.

Textbausteine sind nützlich für eine schnelle und standardisierte Eingabe von Texten. Dabei können auch mehrere Bausteine nacheinander in das Textfeld eingefügt werden.

Beim nachstehenden Beispiel wurden Textbausteine für Ereignisse in drei Gruppen eingeteilt.

Stellennetz/Job-Suche

Dieses Modul wurde von und für Personen konzipiert, welche Klienten bei der Stellensuche unterstützen.

Bei Partnerfirmen, welche grundsätzlich Stellen für Arbeitseinsätze, Lehrstellen oder Praktikums-Plätze anbieten, werden die verfügbaren Stellen mit ihren Anforderungen erfasst.

Auf den Klienten werden die Berufswünsche und Qualifikationen festgehalten. Auch die letzten Tätigkeiten sind wichtige Anhaltspunkte bei einer Job-Suche.

Die Software unterstützt die Jobcoaches mit Suchfunktionen optimal, so dass in kurzer Zeit eine passende Stelle für die Klienten gefunden werden kann.

Wohnplatz-Verwaltung

Sollen Wohnungen oder Häuser verwaltet werden sollen, bietet das Modul Wohnen eine Vielzahl an praktischen Funktionen:

• Adress- und Basisdaten sowie alle Kontaktpersonen der Wohnung hinterlegbar.
• Auf Wohnungen können Ereignisse und wichtige Dokumente gespeichert werden.
• Es können Mietverträge generiert werden.
• Offerten- und Auftragsbestätigungen können auf der Wohnung angelegt werden.
• Hier werden auch Rechnungen für Beschädigungen ausgestellt.
• Wichtige Infos zur Wohnung werden festgehalten und als Merkblatt für die Mieter ausgedruckt.
• Es wird die Wohnungsbelegungen angezeigt (Mieterspiegel).

Standard-Statistiken und -Auswertungen

Geschäftsleitungen, Aufsichtsgremien und zuweisenden Behörden verlangen Jahr für Jahr mehr Daten zum Arbeitsverlauf. Solche Statistiken in geeigneter Form aufzubereiten ist sehr zeitaufwändig.

Damit räumt TOGETHER auf: es stehen bereits in der Standardsoftware diverse Statistiken zur Verfügung. Reichen diese nicht aus, fügen wir gerne eine auf den Kunden massgeschneiderte Auswertung hinzu.

Workflows

Dank integrierten Workflows gehen keine wichtigen Aufgaben mehr vergessen. Die Teilnehmer durchlaufen z.B. einen Eintrittsworkflow, dann einen Förderworkflow und zum Schluss den Austrittsworkflow.

Sobald jemand einen Arbeitsschritt abschliesst, erhält das nächste Teammitglied eine Erinnerung für die nächste Aktivität. In einer Workflow-Pendenzenliste ist für jeden Mitarbeiter ersichtlich, bei welchem Klient welche Aktivität als Nächstes dran ist.

Personalisiertes Einladungsmail

E-Mails können direkt für einen Klienten generiert werden, welche via Outlook versendet werden.

Neben der E-Mail-Adresse, dem Betreff und dem individuellen Mail-Text werden auch Attachments automatisch mitgegeben, in diesem Beispiel eine Wegbeschreibung.

CRM mit Adressverwaltung und Kategorisierung – praktisch für Marketing-Aktionen

Auf den Adressen von Firmen oder Personen können frei Kategorien vergeben werden. z.B. Weihnachtskarte oder Newsletter. Nach Suche aller Adressen einer Kategorie kann direkt ein Serienbrief ausgedruckt werden oder ein Newsletter-Mail mit Beilage aus dem System generiert und via Outlook versandt werden.

Dabei können die Brief- und Mailtexte vorgängig selber angepasst werden.

Dokumentsuche – über alle Module hinweg

An vielen Stellen in der Lösung sind Dokumente einfügbar. Dies ist praktisch, da auf diese Weise die Doks immer im richtigen Kontext zur Verfügung stehen – z.B. Arztberichte im Modul Medizin oder eine Kurseinladung auf der Kursdurchführung.

Ergänzend zu dieser dezentralen Dokumentenablage stellt das Modul Dokumente eine zentralisierte Sicht auf diese dezentral abgelegten Dokumente zur Verfügung. Hier können Dokumente über alle Module hinweg gesucht und gefunden werden. Auch eine Massenexport-Funktion z.B. von allen Debitoren-Rechnungsbelegen steht hier zur Verfügung.

Dokumentvorlagen (Reports)

Mit Dokumentvorlagen (Reports) werden Briefe, Listen, E-Mails, Präsenzkontrollen, Rechnungen, etc. direkt mit allen relevanten Daten abgefüllt. Das spart jeden Tag viel Zeit.

Mit TOGETHER werden zahlreiche Standard-Dokumentvorlagen (Reports) geliefert. Reports können in den Formaten Word, Excel, PDF, E-Mail, SMS, iCal, XML ausgegeben werden.

Neben vielen im Standard enthaltenen Dokumentvorlagen werden normalerweise auch kundenspezifische Vorlagen in die Lösung integriert. Im Modul Reporting, können Super-User gerne selber Reports anpassen oder gar neue erstellen. Nach etwas Schulung ist dies problemlos möglich.

Arbeitszeiterfassung- mit oder ohne Terminal

Mit TOGETHER lassen sich Arbeitszeiten, An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter erfassen. Zeit- und Feriensaldi werden dabei nachgeführt.

Es können verschiedene Soll-Arbeitszeiten und Feiertagskalender pro Mitarbeiter hinterlegt werden.

Zeiten können Zeiten feingranular auf verschiedene Zeitkonten gebucht werden, was eine detaillierte Leistungsauswertung ermöglicht.

Optional kann die Erfassung der Zeiten kann auch mit Hilfe eines Zeit-Terminals mit Karten, Badges, oder per Fingerabdruck erfolgen.

Lohn für Mitarbeiter

Im Lohnmodul werden die Löhne der Mitarbeiter mit Hilfe von Lohngruppen und Lohnarten effizient hinterlegt. Sind die Lohnarten einmal konfiguriert, ist ein Lohnlauf auch mit unterschiedlichen Lohntypen und komplexen Ausnahmen nur noch eine Sache von Minuten.

Monatlich Lohnabrechnungs-Belege sowie der jährliche Lohnausweis werden ausgedruckt oder per E-Mail versandt. Für die Auszahlung werden die Monatslöhne per Datei ins E-Banking hochgeladen.

Versand von verschlüsselten Lohnabrechnungen per E-Mail

Alle Mitarbeiter-innen sind heute in Besitz eines Handys und eines E-Mail-Kontos. Anstatt jeden Monat die Lohnabrechnungen aller Mitarbeitenden auszudrucken, in Kuverts zu verpacken und per Post abzuschicken, bietet TOGETHER die Möglichkeit, Lohnabrechnungen per E-Mail zu versenden. Eine praktische und zeitgemässe Form der Kommunikation, welche neben Zeit auch Porto und Papier spart.

Um die Privatsphäre des Mitarbeiters zu wahren, wird die Lohnabrechnung verschlüsselt als E-Mail-Anhang versandt. Das Passwort zum Öffnen der Lohnabrechnung wird vorgängig per SMS zugestellt.

Scanning-Funktionen

Papierdokumente wie z.B. Kreditor-Rechnungen können mit Leichtigkeit in TOGETHER eingefügt werden. Im Kreditoren-Journal wird dafür ein Barcode-Etikett ausgedruckt, welches auf die Kreditor-Rechnung geklebt wird.

Nun werden alle neuen Rechnungen gescannt und TOGETHER speichert die Scans automatisch aufgrund er Etikette am den richtigen Ablageort ab, in diesem Fall im Kreditoren-Journal.

Mehrwertsteuer

Selbstverständlich erstellt TOGETHER auch Ihre Mehrwertsteuerabrechnung auf Knopfdruck. Unterstützt werden die Methoden Effektiv- und Saldo-Steuersatz, sowohl nach vereinbarten wie auch nach vereinnahmten Entgelten.

Kreditorenbuchhaltung

Im Kreditorenmodul werden die Lieferantenrechnungen mit Leichtigkeit bearbeitet, ganz gleich, ob diese elektronisch oder in Papierform eintreffen. Rechnungen, welche als PDF eintreffen, werden direkt in ins Journal kopiert. Papierrechnungen werden gescannt, damit Zahlungsempfänger, Referenznummer und Betrag automatisch übernommen werden können.

QR-Codes werden auf den Scans automatisch erkannt und dem richtigen Kreditor zugewiesen. Ist ein Kreditor noch nicht im System vorhanden, kann dieser aus dem QR-Code per Mausclick mit Adresse und Zahlungsverbindung direkt angelegt werden.

Jetzt werden die Rechnungen ausgewählt, welche direkt per e-banking bezahlt werden sollen und in die Zahldatei gespeichert. Nach der Zahlung wird durch das Einlesen der Kontoauszug-Datei die Zahlung automatisch zugewiesen.

Die Kreditorenbuchhaltung kann selbstverständlich auch Gutschriften und Rückzahlungen erstellen.

Kreditoren-Rechnungsgenehmigungs-Workflow

Schluss mit Papier-Rechnungen, welche im Betrieb zwecks Genehmigung zirkulieren.

Auf digital erfassten Kreditorenrechnungen werden die Genehmigungen im 4-Augenprinzip erteilt. Beim hier dargestellten Workflow ist eine fachliche und finanzielle Kontrolle vorgesehen.

Die Personen, welche Rechnungen genehmigen sollen, erhalten eine Nachricht und finden alle zu visierenden Rechnungen in ihrer Pendenzenliste.

Auftragsverwaltung

Das Erstellen von Auftragsdokumenten ist im Modul Aufträge ein Kinderspiel. Offerten werden mit vordefinierten Artikeln oder mit frei definierbaren Texten und Preisen erfasst. Mit einem Klick wird dann aus dieser Offerte, eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein oder eine Rechnung.

Die Rechnungen welche im Auftragsmodul erstellt wurden, fliessen ins Debitorenmodul, wo sie zusammen mit allen anderen Rechnungen weiterbearbeitet werden.

Standardisierte Auftrags-Dokumente wie Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, und Gutschrift stehen in Word/Excel, PDF oder E-Mail zur Verfügung

Einführungsphasen - Schritt für Schritt zum Erfolg

Für eine erfolgreiche Einführung wenden wir unser standardisiertes und bewährtes Vorgehen an:

1. Detailkonzept – Zusammen mit Ihren Fachpersonen untersuchen unsere Business-Analysten die Bedürfnisse aller Organisationseinheiten und legen fest, wie diese mit TOGETHER abgebildet werden.
2. Individualanpassungen – Nach Ihrem Go realisieren wir für Sie die im Detailkonzept beschriebenen Anpassungen.
3. Installation – Die Installation Ihrer TOGETHER Software führen wir wahlweise auf Ihrem Server, auf dem Server Ihres IT-Providers oder auf einem Server bei corix AG durch.
4. Parametrierung – Wir parametrieren die Software gemäss den Bedürfnissen Ihrer Institution.
5. Datenmigration – Falls Daten aus bestehenden Anwendungen migriert werden sollen, führen wir diese Migration für Sie durch. Dies kann mit einem strukturierten Excel-File oder per direkten Datenbankzugriff auf das Altsystem erfolgen.
6. Schulung – Nachdem TOGETHER auf Ihrer Infrastruktur installiert wurde, führen unsere Experten die Schulung der Key-User durch.
7. Inbetriebnahme – Ein Experte der corix AG begleitet Sie bei der Abnahme und Einführung und unterstützt Ihre Mitarbeitenden dabei, TOGETHER effizient und fehlerfrei zu benutzen.