Fragen-Antworten zum Klienteninfosystem TOGETHER

Nein, definitiv nicht mehr, alle Dokumente sind digital beim Klienten abgelegt, erhalten Sie Papierdokumente können diese eingescannt werden - auf Wunsch mit der praktischen Scan-Funktion, mit welcher die Dokumente den Weg vom Scanner zum Klientendossier selber finden.

Auf Klienten-Ereignissen kann ein Mitarbeiter ausgewählt werden, welcher in Bezug auf das Ereignis etwas erledigen soll. Erhält man eine Pendenz zugewiesen, kriegt man einem Mitteilung - zudem führt TOGETHER für jeden Mitarbeiter eine Pendenzenliste. Oft wird eine Pendenz sich selber zugewiesen, damit nichts vergessen geht.

Wie bei den Dokumenten, können auch Ereignisse über alle Klienten hinweg gesucht werden. Mit einer Volltextsuche oder mit der Suche nach der Ereignis-Kategorie findet man schnell die gesuchten Ereignisse. Werden z.B. alle betreffenden Ereignisse eines Monats mit der Kategorie "Übergriffe" versehen, kann z.B. ein monatliches "Übergriffe-Protokoll" auf der Basis dieser Ereignisse von verschiedenen Klienten ausgegeben werden.

Ja, dank der Klientendaten (Verfügungszeitraum und Einteilung) wird die gegenwärtige und zukünftige Auslastung der Programme und Wohneinheiten grafisch dargestellt. Auch ein Budgetvergleich ist in der Grafik ersichtlich. Diese Funktion wird vor allem von den Institutionsleitung für die Planung geschätzt.

Sie können mit TOGETHER alle Ansprechpartner und Kontakte Ihrer Klienten pflegen, so dass Sie immer wissen welcher Arzt, IV-Berater oder Betreuer kontaktiert werden muss. Für jeden Ansprechpartner sehen Sie dessen Rolle im Integrationsprozess. Auch hier werden die Daten zentral ohne Mehrfacherfassungen gepflegt: ein Ansprechpartner wird genau einmal erfasst und kann damit auf weiteren Datensätzen referenziert werden.

Jedes Modul verfügt über Einstellungen, welche durch den Kunden angepasst werden können. So können hier z.B. weitere Ereignis-Kategorien erfasst werden. Normalerweise haben nur wenige Mitarbeitende dafür die Berechtigung, damit kein Wildwuchs entsteht.

Hauptsächlich sind dies die Personalien, Kontaktpersonen, Dokumente und Ereignisse. Wenn Ihr Betrieb weitere "eigene" Felder benötigt (z.B. ein Passwort des Klienten für eine Lernplattform), können wir diese für Sie im Register "Personalien 2" gerne einfügen.

Im Register "Personalien 2" können unbegrenzt viele weitere Felder gemäss Kundenwunsch definiert werden. Neben Textfeldern können auch Zahlen, Datums- oder Drop-Down-Felder gewählt werden.

Dafür steht ein Standard-Report zur Verfügung, dieser gibt die vorher auf dem Klienten selektierten Ereignisse in einem Word- oder PDF-Format als Ereignis-Protokoll aus.

Ein Klient kann gleichzeitig in einem Arbeitsprogramm, im Jobcoaching und in einer Wohngruppe eingeteilt sein. Diese Einteilungen werden im übersichtlichen Belegungsplan dargestellt. Entsprechend werden die für den Klienten erbrachten Leistungen monatlich fakturiert oder gegen ein Kontingent aufgerechnet.

Dank den integrierten Analysetools können Sie in übersichtlichen Diagrammen die Auslastung ihrer Angebote überblicken. Mit dem Belegungsdiagramm sehen Sie auf einen Blick alle Belegungen und alle freien Plätze.

Es können Klienten mit Workflows «gekoppelt» werden. Ein Workflow ist so etwas ähnliches wie eine Checkliste, welche über Zeit von verschiedenen Mitarbeitern abgearbeitet wird. So können Sie für jeden Klienten vorbestimmte Prozessabläufe starten und jederzeit erkennen in welchem Zustand sich der Prozess gerade befindet, welcher Mitarbeiter für den nächsten Arbeitsschritt verantwortlich ist und noch vieles mehr. Alle nicht erledigten Arbeitsschritte erscheinen ausserdem auf der Mitarbeiter-Pendenzenliste. Workflows werden oft für den Ein- und Austritt von Klienten verwendet, weil hier immer die gleichen Arbeitsschritte erledigt werden müssen.

Durch das Vergeben von Kategorien auf Adressen, können diese später leicht gefunden werden. Nun muss nur noch die richtige Briefvorlage ausgewählt werden, schon werden die Briefe personalisiert ausgedruckt. Selbstverständlich können so auch personalisierte E-Mails erzeugt werden.

Briefvorlagen können durch die Benutzerin jederzeit selber angepasst werden.

Der Adresse einer Person oder Firma können viele verschiedene Rollen zugewiesen werden: z.B. Debitor, Kreditor, Beschäftigter, Kursleiter, Klient etc. Eine Person kann mehrere Rollen innehaben.

Aufgrund ihrer Rollen, erscheint die Person in allen für sie relevanten Modulen.

Ja, in den Einstellungen kann der Benutzer (oder Administrator) selber gewünschte Kategorie hinterlegen - z.B.  "Weihnachtskarte". Diese Kategorie fügt sie dann bei allen gewünschten Empfängern hinzu. Rückt Weihnachten näher, werden alle Adressen mit einem Mausclick gefunden und z.B. als Etiketten für den Versand der Weihnachtskarten ausgedruckt.

Dafür stehen mehrere Standard-Dokumentvorlagen in Excel zur Verfügung. Dabei werden nicht nur Personalien und Adressdaten sondern auch die auf den Adressen hinterlegten Kategorien ausgegeben. Jedes Datenfeld in einer Spalte, damit man mit den Excel-Filtern die Daten auswerten kann.

Ja, immer wenn eine neue Adresse angelegt wird, prüft das System ob diese schon vorhanden ist. Dabei werden auch ähnlich angezeigt, so dass man Doppelerfassungen leicht vermeiden kann.

Neue Adressen werden mit Gültigkeitsdatum auf Partneradressen hinterlegt werden. Dabei prüft das System, ob weitere Personen im System mit gleicher Adresse vorhanden sind, z.B. weitere Familienmitglieder. Falls ja, kann auch diesen mit einem Click die neue Adresse zugewiesen werden.

Im System werden immer nur die aktuell gültigen Adressen auf den Partnern angezeigt, frühere Adressen sind aber noch vorhanden und können eingeblendet werden.

Alle Klientendokumente sind in TOGETHER abgespeichert und werden auch hier bearbeitet. Der Vorteil dabei ist, dass man keinen separaten Dokumentenorder für den Klienten ausserhalb von TOGETHER benötigt. Soll z.B. ein Bericht für einen Klienten geschrieben werden, wird die Berichts-Vorlage ausgewählt, diese öffnet sich in Word und enthält die Klientenpersonalien. Hier ergänzt man nun das Dokument und nach dem Schliessen von Word findet man es in den Klienten-Dokumenten am richtigen Ort.

Ja, wahlweise auch gerade im richtigen Ordner in den Klientendokumenten, sowohl im Originalformat (Word/Excel) wie auch als PDF.

Ja, im Modul Reporting können alle Vorlagen durch den Kunden angepasst werden. Das Reporting-Modul ist voll parametrierbar und für komplexe Änderungen von Reports empfehlen wir eine Schulung bei corix zu besuchen. Einfach Änderungen wie z.B. Texte in bestehenden Reports anzupassen, können durch den Kunden bereits nach einer kurzen Einführung selber vorgenommen werden.

Dies geht sowohl mit copy/paste wie auch mit drag&drop. E-Mails können auch in den Ereignis-Verlauf kopiert werden. Per Doppelclick wird ein solches einkopiertes Mail in Outlook dargestellt. Zwei Vorteile: 1. die wichtigsten E-Mails sind im Klienten-Dossier für alle zugänglich,  2. wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt und seine E-Mails gelöscht werden, bleiben seine wichtigen Mails betreffend der Klienten in TOGETHER erhalten.

Das Dokumenten-Management-System stellt sicher, dass auf alle früheren Versionen eines Dokuments zugegriffen werden kann. Dabei ist ersichtlich wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat. Dies ist vor allem bei Dokumenten nützlich, in welchen verschiedene Mitarbeitenden arbeiten.

Word- oder Excel-Reports können wahlweise im Originalformat oder als PDF ausgegeben werden.

Wahlweise können alle Dokumenten in einem einzigen Ordner oder in einer kundenspezifischen Ordnerstruktur abgespeichert werden - z.B. verschiedene Ordner für Bewerbungsunterlagen, Korrespondenz, Behörden, etc.

Das ist möglich, allerdings wird ihm der letzte Stand des Dokuments vor meinen aktuellen Änderungen angezeigt. Mit dem Bearbeiten muss er warten, bis das Dokument wieder freigegeben wurde.

Ja, in vielen im Standard mitgelieferten Vorlagen (Reports) wie z.B. das Personalienblatt, die AMM-Bescheinigung oder der Debitorenrechnung werden die gewünschten Informationen in Dokumente exportiert. Diese können in Word/Excel/PDF/E-Mail oder SMS ausgegeben werden. Es kann auch festgelegt werden, ob die neu erstellten Dokumente gerade beim entsprechenden Klienten abgespeichert werden sollen. Neben diesen Standardreports werden in der Regel auch kundenspezifische Reports eingefügt. Alle Reports können durch den Kunden selber gepflegt werden.

Falls z.B. ein Dokument aus Versehen beim falschen Klienten eingefügt wurde, kann dieses rasch im Modul Dokumente mit einer Vielzahl von Filtermöglichkeiten wiedergefunden werden.

Das papierlose Büro ist längst Realität. Kreditorrechnungen werden per Etikette im Stapel gescannt und weitgehend automatisch im Kreditoren-Modul verarbeitet.

Alle Dokumente eines Klienten sind in seinem Dossier abgespeichert, so dass alle jederzeit darauf Zugriff haben. Erhalten Sie vom Klienten Papierdokumente, werden diese dank der Etikette automatisch vom Scanner am richtigen Ort abgespeichert.

Serienbriefe sind in TOGETHER kinderleicht herzustellen. Die Word-Vorlagen der Serienbriefe können Sie selber in TOGETHER anpassen oder kopieren. Indem Kategorien auf den Empfängeradressen vergeben werden - z.B. "Gönner" können diese Personen schnell gefunden werden. Nun kann der Serienbrief oder auch das Serien-Email ausgegeben werden.

E-Mails werden können an diversen Stellen aus TOGETHER verschickt werden:

- Debitoren-Rechnungen können als Anhang in einer E-Mail an die Kunden versendet werden

- IV-Rechnungskopien an Klienten

- Klienten-Dokumente und -Ereignisse als E-Mail Attachment

- jegliche Dokumentvorlagen können personalisiert als Anhang einer E-Mail mit Mail-Text gesendet werden, z.B. eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Ja, jedes in TOGETHER abgelegte Dokument kann per Knopfdruck als Attachment in einer Mail ausgegeben werden.

Ja, man kann z.B. eine E-Mail mit der Einladung für das Vorstellungsgespräch versenden - dabei kann der E-Mail Text personalisiert ausgegeben werden, im Anhang der Mail können auch personalisierte weitere PDF-Dokumente automatisch angefügt werden.

Das geht - z.B. einen Tag vor dem vereinbarten Arbeits- oder Kursbeginn ist das sehr hilfreich.

Für Jobcoaches stehen im Modul Stellennetz hilfreiche Tools zur Verfügung. Auf den Klienten wird die Qualifikation mit Berufswünschen und weitere Details wie Sprachkenntnisse oder ihre Einschränkungen festgehalten. Bei Stellennetz-Partner werden die angebotenen Stellen mit ihren Anforderungen erfasst - hier wird auch die Kategorie festgehalten wie z.B. Praktikumsstelle oder Lehrstelle. Mit Suchfunktionen können nun Stellen für Klienten gefunden werden - auch der Bewerbungsverlauf des Klienten wird festgehalten. Wurden Klienten erfolgreich auf Stellen vermittelt, wird dies in einem Belegungsplan übersichtlich dargestellt.

Ja, im Modul Zeiterfassung werden die geleisteten Jobcoaching-Stunden fortlaufend durch den Jobcoach auf den Klienten gebucht. Dabei können die Tätigkeiten des Jobcoaches auch unterschieden werden (Vorbereitung, Abklärungen, etc.) - diese Stunden fliessen dann automatisch in die nächste Monatsrechnung an den Zuweiser dieses Klienten.

Neben dem Berufswunsch wird im Register "Qualifikation" alles Wichtige für die Stellensuche festgehalten: Sprachkenntnisse, bisherige Tätigkeiten, alternative Berufswünsche, Einschränkungen, etc. Hier wird auch über die bisherigen Bewerbungen buch geführt. In einer Qualifikations-Suchmaske kann nach einem passenden Klienten für eine Stelle gesucht werden.

Auf den in der Adressverwaltung erfassten Firmenpartnern, welche bereit sind Klienten bei sich arbeiten zu lassen, können die offenen Stellen hinterlegt werden. Dabei werden die Infos zur Stelle festgehalten: Kategorie (Lehrstelle, Praktikum, etc.), Anforderungen (Sprache, Führerausweis, Nachtarbeit, etc.), Arbeitszeiten etc. In der praktischen Suchmaske kann man aufgrund von diesen Kriterien leicht eine passende Stelle für einen Klienten finden.

Neben den Qualifikationen können auch Berufswünsche, Sprachkenntnisse und Einschränkungen von Stellensuchenden festgehalten und gesucht werden.

Wenn der Jobcoach z.B. ein Stellenangebot für ein Praktikum als Koch sieht, kann er mit dem Berufswunsch Koch über alle Klienten-Qualifikationen nach geeigneten Kandidaten suchen.

Firmen welche bereit sind, Klienten anzustellen heissen in TOGETHER "Stellennetzpartner". Im Modul CRM werden die offenen Stellen dieser Stellennetzpartner erfasst. Nun können diese bei der Stellensuche für einen Klienten gefunden werden. Wurde ein Klient erfolgreich vermittelt, wird er oft noch weiter betreut - hier ist wichtig, dass im Stellennetz-Plan jederzeit ersichtlich ist, wo die Klienten arbeiten.

Der zugewiesene Wohnplatz und die Wohndauer wird in TOGETHER pro Klient festgehalten, im Belegungsplan der Häuser/Wohnen sind damit die belegten und freien Plätze zu jedem Zeitpunkt ersichtlich. Leistungen für das betreute Wohnen können automatisiert fakturiert werden, Ereignisse in den Wohngruppen werden pro Klient dokumentiert und die Medikamenten-Abgabe ist nachvollziehbar dokumentiert und basiert auf dem 4-Augenprinzip. Bei Bedarf können auch Betäubungsmittel verwaltet werden.

Beides ist möglich, sollen Medikamente aus einer Liste ausgewählt werden, muss diese Liste durch den Kunden gepflegt werden - oder corix kann für Sie eine Liste importieren. Freitext-Eingaben haben den Vorteil, dass diese Stammdatenpflege wegfällt und man schnell und flexibel die Medikamente erfassen kann.

Ja, mit TOGETHER können Sie Ihre Gebäude, Stockwerke und Zimmer mitsamt den verfügbaren Betten erfassen. Sie können für Ihren Klienten einen Platz in einem Zimmer buchen oder reservieren.

Die Betreuenden dokumentieren das Geschehene pro Klient in seinen Ereignissen, dabei vergeben sie die Kategorie "Übergriff". Ende Monat kann nun die Leitung des Bereichs Wohnen über den gewünschten Zeitraum mit dieser Kategegorie alle Ereignisse finden und in einem standardisierten Ereignisprotokoll ausgeben. Das dauert maximal ca. 10 Sekunden.

Mit unserem Belegungsdiagramm sehen Sie alle Belegungen und können auf einen Blick überprüfen, in welchem Haus es für eine bestimmte Zeitperiode noch freie Plätze gibt.

Aufgrund der hinterlegten Medikamente wird der Wochenbedarf per Knopfdruck angezeigt. Mit dieser Anzeige kann die Medi-Dosette befüllt werden. Hier wird auch das Visum der kontrollierenden Person festgehalten.

Um eine offene Fehlerkultur zu fördern, können die Benutzer nur gleichentags die Medikamenten-Einträge ändern. Nur Berechtigte können nachträglich noch Modifikationen eintragen.

Die Betäubungsmittel werden zusammen mit den anderen Medikamenten z.B. in der Dosette für eine Woche bereitgestellt. Die entnommenen Betäubungsmittel werden dabei in einem Journal verbucht, so dass für jede Dosis jederzeit Rechenschaft abgelegt werden kann. Auch hier wird das 4-Augenprinzip angewendet.

Für jeden Klienten können Sie verschiedene Ziele vereinbaren - vordefiniert aus Ihren Vorlagen oder für diese Person individuell gestaltet. Diese Ziele können Sie periodisch überprüfen und regelmässig den Erfüllungsgrad aktualisieren.

Bei jedem Ziel können die Betreuenden den Zielerreichungs-Fortschritt mit kurzen Kommentaren dokumentieren. Bei Feedback-Gesprächen sind solche Entwicklungs-Verläufe äusserst hilfreich.

Jederzeit, Ziele, welche oft verwendet werden, können als Vorlagen hinterlegt werden. Zielkategorien helfen dabei diese rasch zu finden. Selbstverständlich können neben den Zielvorlagen für jeden Klienten ganz individuelle Ziele formuliert werden. Dank den Kategorie kann z.B. auch eine Gruppierung in übergeordnete Ziele und Einzelziele erfolgen.

Ja. TOGETHER bietet hier verschieden Möglichkeiten: für Klienten kann in der Team-Zeiterfassung halbtageweise  die An- oder Abwesenheit erfasst werden - z.B. für AMM-Bescheinigungen, für Klienten im Arbeitsprozess kann das Kommen und Gehen entweder Manuell oder per Zeitterminal registriert werden und Mitarbeiter erfassen ihre An- und Abwesenheiten selber.

Ja, dafür werden Schnellerfassungs-Codes verwendet, z.B. X für anwesend, F für Ferien. Bei jedem Code kann eine von-bis Zeit hinterlegt werden. Einträge können auch mit Kommentaren versehen werden oder Zeiten korrigiert werden. Solche Codes können auch auf Reports wie z.B. auf AMM-Bescheinigungen oder Anwesenheitslisten ausgegeben werden.

TOGETHER verfügt über eine Standardschnittstelle zu den Zeitterminals von Novachron. Mit diesen Terminals können Mitarbeiter ihr Kommen und Gehen mit ihrem Fingerabdruck oder Batch registrieren.

Ja, es kann pro Mitarbeiter eingestellt werden, ob er neben seinen Einträgen auch noch diejenigen von anderen Mitarbeitern sehen, visieren oder sogar ändern darf.

Ja, vollautomatisch, falls Sie z.B. Ihren Mitarbeitern beim Erreichen des 50. Altersjahres eine Woche mehr Ferien gewähren, erstellt TOGETHER diese Feriengutschrift, für das Jahr in welchem der Angestellte dieses Alter erreicht.

Ja, die wöchentlichen grundsätzlichen An- und Abwesenheiten werden bei jedem Klienten bei der Teamzeiterfassung eingeblendet, so muss man nicht anderswo die Information suchen, wenn z.B. ein Klient am Morgen nicht zur Arbeit erscheint.

Bei jeder Pensums-Anpassung wird das Ferienguthaben automatisch berechnet.

Mit dem entsprechenden Zeitterminal von Novachron kann zusätzlich zur Registrierung des Kommens auch gerade eine Türöffnung aufgrund des Fingerabdrucks des Mitarbeiters/Klienten erfolgen. Der Vorteil - Ihre Mitarbeiter benötigen keine Schlüssel mehr, was besonders bei ausscheidenden Mitarbeitern von Vorteil ist.

Pro Person kann festgelegt werden, welche Mitarbeiter sie in der Zeiterfassung sehen und visieren darf.

Falls Sie Mitarbeitende in verschiedenen Kantonen beschäftigen kann für diese aus verschiedenen Feiertagskalendern ausgewählt werden.

In TOGETHER können solchen Arbeitseinsätzen die Teilnehmer zugeordnet werden, pro Teilnehmer werden hier seine geleisteten Stunden erfasst und auf dieser Basis Löhne ausbezahlt und Rechnung gestellt.

Im Auftragsmodul wird ein neuer Auftrag eröffnet. Darin wird der Debitor ausgewählt, für welchen nun eine Offerte ausgegeben werden kann.

Kommt es nun zum Auftrag, eröffnet man nun auf demselben Auftrag einen "Arbeitseinsatz". In diesem werden die vorgesehenen Mitarbeitenden eingetragen, deren Stundenlohn festgelegt, der Verkaufspreis pro Arbeitsstunde bestimmt sowie allgemeine Angaben zum Einsatz hinterlegt.

Auf dieser Basis können nun Verleihverträge, Arbeitsrapporte, Mitarbeiterlöhne und Kundenrechnungen bequem direkt auf dem Auftrag erzeugt werden.

Ja, die bei den Arbeitseinsätzen geleisteten Stunden können pro Auftrag oder pro Mitarbeiter ausgewählt werden und auf deren Basis wird eine Lohnabrechnung erstellt. Dabei werden alle rechtlichen Vorgaben der Gesamtarbeitsverträge (GAV) in den betroffenen Branchen berücksichtigt.

Ja, bei den Teilnehmern werden die Arbeitseinsätze aufgelistet, mit einem Mausclick navigiert man von hier auf die jeweiligen Kundenaufträge.

Als Basis für die  Lohnabrechnungen können Aufträge oder Mitarbeitende dienen:

• Aufträge: nach Abschluss eines Auftrages werden Lohnabrechnungen für alle beteiligten Mitarbeiter erstellt
• Mitarbeitende: für einen einzelnen Mitarbeiter wird eine Lohnabrechnung all seiner Arbeitseinsätze z.B. der letzten Woche erstellt

In beiden Fällen wird die Lohnabrechnung aufgrund von ausgewählten Zeiteinträgen generiert.

Im Gegensatz zum Monatslohn benötigt man für Lohnabrechnungen auf Basis von Stundenlöhnen eine andere Berechnungsbasis. TOGETHER erledigt dies aufgrund von hinterlegten Parametern und jährlich aktualisierten Quellensteuern-Tarifen auf jeder Lohnabrechnung gesetzeskonform.

Im Standard sind Offerte, Auftragsbestätigung, Rechnung und Gutschrift enthalten, wir können auch Ihre Verträge, Arbeitsrapporte und weitere Vorlagen integrieren.

Das Kursmodul bietet eine voll ausgebaute Kursverwaltung inkl. Funktionen für die Kommunikation mit den Teilnehmenden. Kursleiter können direkt pro Kurstermin die Anwesenheit oder die AMM-Teilnahmecodes erfassen, es können Wartelisten geführt werden und in einer Kalenderansicht werden die Kursdurchführungen übersichtlich dargestellt.

Aufgrund der pro Kurstermin erfassten Teilnahmecodes werden die AMM-Bescheinigungen erstellt, dabei werden auch die Verpflegungs- und Reisespesen eingetragen.

Sehr zeitsparend ist die Teilnehmerlisten-Importfunktion: hier werden nicht nur Personalien und Adressen der Teilnehmer importiert sondern auch gerade die zuständigen Kontaktpersonen beim RAV und bei der ALK.

Kurs-Jahresplanungen werden wegen der guten Übersicht oftmals in Excel durchgeführt - TOGETHER kann solche Dateien importieren, so dass alle Kursdurchführungen mit Terminen, Kursleitern, Zeiten und Kursorten angelegt werden.

Die Kurstermine werden kalendarisch dargestellt, dabei kann nach Kursen, Standorten, Räumen oder Kursleitern gefiltert werden. Sehr praktisch für die Planung von Kursräumen und Kursleitern.

Dank hinterlegbaren Kursvorlagen wird eine neue Kursdurchführung mit wenig Aufwand erfasst. In der Vorlage werden die Kurselemente mit ihren Beschreibungen erfasst, so dass man bloss noch die Termine und die Kursleiter eintragen muss.

Auf einer Kursdurchführung kann eine iCal-Datei erstellt werden. Per E-Mail wird diese direkt an die Teilnehmer des Kurses verschickt. Öffnet der Teilnehmer die iCal-Datei auf seinem Handy, werden die Termine in seinem Handykalender eingetragen.

Bei allen aus Dokumentvorlagen (Reports) generierten Dokumenten kann voreingestellt werden, ob und wo diese beim Klienten abgespeichert werden sollen.

Auf einer Kursdurchführung kann man den Teilnehmern eine E-Mail mit der Kurseinladung zu senden. Dabei wird der E-Mail-Text inkl. PDF-Attachment mit den Kursinformationen personalisiert ausgegeben.

Damit der Kursbeginn am nächsten Tag nicht vergessen geht, können alle Teilnehmer eines Kurses selektiert werden um ihnen ein Erinnerungs-SMS zu senden.

Im integrierten Lohnmodul werden pro Mitarbeiter oder Klient Löhne erfasst und ausbezahlt. Mit den frei definierbaren Lohnarten können auch Sonderfälle wie Kurzarbeit oder Krankentaggeld abgewickelt werden. Das Lohnmodul kann monatliche Lohnabrechnungen passwortgeschützt per E-Mail versenden.

Ja, die vertraulichen Daten von Mitarbeitenden sind nur für Vorgesetzte mit der entsprechenden Berechtigungen sichtbar.

Sofern der Kunde es nicht manuell übersteuert, wir der Lohn automatisch mit dem neuen Pensum gerechnet

Die kantonalen Quellensteuertarife, welche die ESTV zur Verfügung stellt, können nach TOGETHER importiert werden. Bei jeder Lohnabrechnung von quellenbesteuerten Mitarbeitenden übernimmt TOGETHER den richtigen Tarif aufgrund des auf dem Lohnempfänger hinterlegten QST-Code und der Höhe seines Monatslohns.

In den Lohnvorlagen werden Sets von Lohnarten ausgegeben, z.B. für Monatslöhne mit und ohne Pensionskasse oder für Stundenlöhne. Damit wird sichergestellt, dass keine Lohnarten für Auszahlung und Rückstellung vergessen gehen.

Lohnarten können durch den Kunden selber abgeändert oder neue erstellt werden. Auf Lohnarten wird die Kontierung festgehalten, die Summierung (z.B. AHV-Lohn), die Ausgabe auf dem Lohnausweis, etc.

Die auszuzahlenden Lohnabrechnungen werden markiert und gemeinsam in ein Zahlfile geschrieben. Dieses kann noch von einem Vorgesetzten visiert werden, bevor es ins E-Banking Ihrer Bank hochgeladen wird.

Anstatt die monatlichen Lohnabrechnungen auszudrucken und per Post zu versenden, können diese in einem Arbeitsschritt als passwortgeschützten Anhang einer E-Mail versendet werden. Das Passwort wird dem Lohnempfänger per SMS zugestellt.

Spesenbelege werden durch Mitarbeitende im Spesenmodul erfasst und zusammengefasst in Spesenabrechnungen den Vorgesetzten zum Visum bereitgestellt. Sobald die Spesen visiert sind, werden sie automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung des Mitarbeitenden ausbezahlt.

Unsere Lösung bietet ein komplettes Modul für Statistiken an. Dank diesem können Sie für eine bestimmte Periode wertvolle Auswertungen erstellen, wie z.B. die durchschnittliche Aufenthaltsdauer oder die Anzahl der Personen pro Angebotstyp. Mit dem Auslastungsdiagramm sehen Sie auch wie gut die einzelnen Programme oder Zimmer ausgelastet sind.

In der Software enthalten sind die folgenden Statistiken: Klientenkennzahlen, Massnahmetage, Präsenzzeitübersicht, Kantonales Reporting Sozialdienst, Falltypauswertung, Programmauswertung und eine Klientenauswertung - gerne setzen wir Ihre weiter benötigten Statistiken für Sie um.

Pro Debitor ist einstellbar, ob dieser Sammel- oder Einzelrechnungen erhalten soll. So erhält z.B. ein Volksschulamt alle zugewiesenen Klienten auf einer einzigen Rechnung aufgeführt währenddem die IV für jeden Klienten einzeln eine Rechnung erhält.

Ja, pro Angebotstyp wird hinterlegt, ob dieser monatlich oder quartalsweise fakturiert wird - in einem Monatsrechnungslauf z.B. im Juni, werden dann die Quartalsrechnungen neben den Monatsrechnungen ausgestellt.

Ja, es wurden schon mehrere solche Schnittstellen realisiert, z.B. zu Abacus, Topal, Sage.

Ja, pro Klient wird der Angebotstyp, der Abrechnungszeitraum und der Debitor definiert. Aufgrund dieser Daten werden die Monatsrechnungen vollautomatisch erstellt. Neben den Standard-Rechnungspositionen können jederzeit auch einmalige Kosten hinzugefügt werden. Es können pro Klient und Verfügungszeitraum Rechnungspositionen für mehrere Debitoren hinterlegt werden.

Ja, das geht sehr effizient, das System zeigt dabei auch an, welche Leistungen noch nicht verrechnet wurden.

Ja, sind einmal auf der Kostengutsprache eines Klienten alle Leistungen mit den entsprechenden Debitoren hinterlegt, werden ihre Monatsabrechnungen jedes Mal automatisch erstellt. Dabei können auch Gutschriften generiert werden, wenn z.B. der Kanton die Gemeindebeiträge von seiner Rechnung subtrahiert sehen möchte.

Vor der Übermittlung der Rechnungen an die IV prüft TOGETHER, ob alle von der IV geforderten Daten vorhanden sind. Fehlt z.B. auf einem Klienten eine AHV-Nr. so wird dies angezeigt und sollte korrigiert werden. TOGETHER importiert auch allfällige Rückmeldungen der IV zu diesen Rechnungen.

Pro Klient wird einmalig eingestellt, ob er oder z.B. sein Beistand die Kopie erhalten soll. Die IV-Rechnungskopien werden dann per E-Mail an alle IV-Klienten auf einmal aus TOGETHER versendet.

Erhält man zum ersten Mal eine Rechnung eines neuen Kreditors, kopiert man diese ins Kreditoren-Journal. Die Software erkennt dabei, dass dieser Kreditor noch nicht im System erfasst ist und mit einem Mausclick wird sowohl die Kreditor-Adresse wie auch seine Zahlungsverbindung im CRM hinterlegt.

Weil die Kreditorenrechnungen digital durch alle Berechtigten einsehbar sind, müssen diese nicht mehr innerhalb des Betriebs zirkulieren. Pro Rechnung kann festgelegt werden, wer diese per Mausclick visieren soll. Erst wenn alle ihr Visum erteilt haben, kann die Rechnung bezahlt werden.

Für die im Kreditorenjournal ausgewählten Rechnungen wird per Knopfdruck ein Zahlungsauftrag erstellt. Importiert ins E-Banking, löst diese Datei die Zahlungen aus.

Ja, in das Fibu-Journal fliessen die Buchungen aus den Nebenbüchern Debitoren, Kreditoren, Lohn und Spesen. Weil die Finanzbuchhaltung vollintegriert ist, kann tagaktuell die Bilanz und Erfolgsrechnung eingesehen werden.

Die volle Durchgängigkeit zwischen den Nebenbüchern und dem Hauptbuch. Es werden keine Schnittstellen zu Fremdsystemen benötigt, Buchungen aus Nebenbücher können leicht rückgängig gemacht werden, die einheitliche Bedienbarkeit der Software in allen Modulen ist ein grosses Plus für Ihr Personal, da keine weitere Software erlernt werden muss.

Ja, nach der Übernahme ist der Kontenplan jederzeit durch den Kunden anpassbar. Neue Konti können angelegt werden, alte Konti inaktiv gestellt werden.

Parallel zur Buchhaltung können Kosten und Erlöse auf Kostenstellen gebucht werden, so kann die finanzielle Situation von Abteilungen oder Standorten parallel zur Buchhaltung festgehalten werden.

Lohn- und Kreditorenzahlungen werden in eine Zahlungsauftrags-Datei übergeben. Diese kann anschliessend ins E-Banking zur Zahlung hochgeladen werden. Die Kontoauszug-Dateien der Bankkonti werden nach TOGETHER importiert, dabei werden die ausgeführten Zahlungen automatisch ihren Rechnungen oder Löhnen zugewiesen.

Ja, die Budget können in z.B. in Excel erstellt werden und pro Jahr importiert werden. Somit sind Budgetvergleiche im Laufe des Jahres möglich

Ja, diese Funktion wird bei den Quartals- oder Jahresabschlüssen verwendet.

Jederzeit, solche Treuhand-Lizenzen vergeben wir unentgeltlich.

Aus den Modulen Kreditoren, Debitoren, Lohn und Spesen laufen die Daten zur Berechnung der Mehrwert- und Vorsteuer in eine Rekapitulation, in welcher die quartalsweise MWST-Abrechnung ausgegeben wird.

Ja, diese können kundenspezifisch hinterlegt werden.

TOGETHER verfügt über eine integrierte Kostenrechnung. Erlöse und Kosten können Kostenstellen zugewiesen werden und Vor-Kostenstellen können gemäss hinterlegten Schlüsseln periodisch auf andere Kostenstellen umgelegt werden. So kann z.B. parallel zur Buchhaltung eine Rechnung nach Standorten oder Abteilungen geführt werden.

Umlagen von auf Kostenstellen aufgelaufenen Beträgen können in den Einstellungen spezifiziert werden. Mit diesen Umlage-Vorlagen können z.B. quartalsweise Umlagen rasch verbucht werden.

Bei grossen komplexen Datenbeständen können wir die Daten direkt aus der Datenbank des Alt-Systems importieren, sind weniger Daten z.B. in Excel vorhanden, können diese mit einem strukturierten Excel-File durch uns eingelesen werden. Ziel ist dabei immer, möglichst viele vorhandene Daten zu übernehmen, um manuelle Erfassungen zu vermeiden.

Es überall mit TOGETHER gearbeitet werden, es wird dafür einzig eine Internet-Verbindung benötigt.

Werden nur wenige Individual-Anpassungen benötigt, dauert die Einführung von TOGETHER in der Regel zwischen 3-6 Monate.

Mit TOGETHER haben Sie Ihre Klientendaten standortunabhängig im Griff, indem Sie alles zentral und frei von Doppelspurigkeiten erfassen. Alle Ihre berechtigten Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Daten und können Sie jederzeit pflegen.

Ja - viele unserer Kunden betreiben TOGETHER auf dem eigenen Server, corix benötigt Zugang zum Server für die Installation und Wartung der Software.

Bei Bedarf bieten wir den Betrieb der Kundenapplikation TOGETHER im corix Rechenzentrum an.

Um Fehlmanipulationen vorzubeugen, haben wir dafür keine Funktion in der Software fix eingebaut. Wir bieten aber den Kunden an, periodisch diejenigen Klienten für sie zu anonymisieren, welche seit längerem nicht mehr betreut werden. Dies erfolgt direkt in der Datenbank. Die Anonymisierung hat gegenüber der Löschung den Vorteil, dass Vorjahres-Vergleich in Statistiken aussagekräftig bleiben.

TOGETHER wird in der weltweit am weitesten verbreiteten Applikationsplattform «JAVA» programmiert.

Die Standart-Datenbank ist Microsoft SQL Server Express (kostenlos).

Ja, auf Wunsch können ein paar ausgewählte Mitarbeiter die entsprechende Berechtigung erhalten, um neue Benutzer mit ihren Berechtigungen selber anzulegen.

Mit dem integrierten Benutzer- und Rollenkonzept kann gesteuert werden, welche Mitarbeitergruppen welche Module sehen können. So haben z.B. nur Administrations-Mitarbeitende Zugriff auf das Debitorenmodul mit den Klientenrechnungen. Innerhalb der Module kann bis auf Feldebene eingestellt werden, wer schreiben oder wer nur lesen darf.

Deutsch und Französisch