Die Aktenführung und Dokumentation ist ein zentraler Bestandteil der Arbeit im Sozialwesen. Dazu gehört zum Beispiel das Führen eines Journals, in dem tägliche Ereignisse, wichtige Gespräche, Vereinbarungen und andere Dinge festgehalten werden. Auch das Erstellen von Berichten und die Überprüfung von Zielvereinbarungen gehört zum professionellen Alltag der Fachpersonen.
Wichtig zu wissen ist, dass ein Recht auf Akteneinsicht für das Klientel besteht, soweit nicht überwiegende private oder öffentliche Interessen die Geheimhaltung von Informationen erfordern.
Es ist daher sinnvoll, sich innerhalb des Teams oder der Institution auf Grundregeln für die Erstellung solcher Dokumentationen zu einigen. Dazu gibt es einige Tipps, zum Beispiel aus dem lösungsorientierten Ansatz (LOA), die beachtet werden können.
Tipps und Tricks im Dokumentieren
Wertefreies und ressourcenorientiertes Schreiben
Wertende Sätze sind zu vermeiden, da dies dem Klienten / der Klientin ein Etikett aufdrücken kann, das haften bleibt und den weiteren Lebensweg beeinflussen kann. Aus dem lösungsorientierten Ansatz heraus kann Reframing (Umdeutung) ein hilfreiches Arbeitsinstrument sein, z. B. kann eine faule Person, als eine rücksichtsvolle Persönlichkeit beschrieben werden, die sich nicht überanstrengt und in der Lage ist, die eigene Energie zu verwalten. Es ist hilfreich, sich auf die Ressourcen und Fähigkeiten des Klienten / der Klientin zu konzentrieren und nicht auf seine/ihre Defizite. So beschreiben es auch Marianne und Kaspar Baeschlin.
«Anstatt unsere Bemühungen darauf zu richten, Defizite zu erkennen und zu korrigieren, sollten wir uns darauf konzentrieren, Ressourcen und Stärken der Menschen zu stützen und zu vergrössern. Menschen kooperieren und ändern sich eher und leichter in einem Umfeld, das ihre Stärken und Ressourcen unterstützt und ihnen eine Auffassung von sich als fähig anbietet und weniger, wenn man auf ihre Fehler und Probleme fokussiert.» - Marianne & Kaspar Baeschlin
Strukturierte Texte mit angemessenem Detaillierungsgrad und Kontextherstellung
Texte mit vielen «Fach»wörtern können unverständlich und irritierend wirken und so zu Missverständnissen führen.
Ebenfalls besteht oft die Tendenz, Dinge sehr ausführlich und detailliert zu beschreiben. Dies führt zu langen Texten, die kaum gelesen werden. Versuchen Sie daher, möglichst kurze und klare Sätze zu formulieren und sich auf das «Wie weiter» zu konzentrieren. Formulieren Sie gezielte Massnahmen und Vereinbarungen und weisen Sie diese den entsprechenden Personen als Aufgaben zu.
Klarheit bei Interpretationen und Hypothesen
Interpretationen und Hypothesen sollen als solche erkennbar sein. Diese sollten nicht als Tatsachen dargestellt werden, so vermeiden Sie Stigmatisierungen und Zuschreibungen.
50/50
Kennen Sie schon die 50/50 Regel? Bei der 50/50 Regel wird darauf geachtet, dass ebenso viele positive wie negative Punkte in der Dokumentation des Klienten / der Klientin festgehalten werden. So entsteht eine ausgewogene Darstellung, das Selbstbild des Klienten / der Klientin kann gestärkt und positive Entwicklungen können unterstützt werden.
Regelmässige Reflexion und Selbstreflexion
Das aktive Reflektieren von Situationen und des eigenen Handelns unter Berücksichtigung des gesamten Systems eines Klienten / einer Klientin gehört zum professionellen Berufsalltag. Ein Perspektivenwechsel führt zu Veränderungen und ermöglicht neue Lösungswege, auch beim Dokumentieren.
Wahrung der Anonymität von Dritten
Bei der Führung von Akten wie in Journaleinträgen und Berichten sollte stets die Anonymität Dritter gewahrt bleiben. Neutrale Bezeichnungen oder das Verwenden von Initialen können hilfreich sein, um persönliche Daten zu anonymisieren.
Fazit
Folgende Aspekte sind daher bei der Führung von Akten wichtig:
Textverständlichkeit; professionelle Darstellungsperspektive; die klare Darstellung von Fakten, Annahmen und Hypothesen sowie eine konstruktive und wertschätzende Sprache.
Das Schreiben von Dokumentationen und Berichten ist geprägt von der persönlichen Grundhaltung und Arbeitsweisen sowie von denen eines Teams und/oder der Institution.
Buchempfehlung:
Schriftenreihe «Einfach, aber nicht leicht!»
von Marianne und Kaspar Baeschlin
Quellen:
- Marianne und Kaspar Baeschlin (2012): Einfach, aber nicht leicht.1 Leitfaden für lösungsorientiertes Arbeiten in sozialpädagogischen Organisationen. 5. Auflage, Winterthur.
- Ute Reichmann (2022): Schreiben und Dokumentieren in der Sozialen Arbeit. Struktur, Orientierung und Reflexion für die berufliche Praxis. 2. Auflage, Opladen & Toronto
Abbildung:
- Aktenstapel (2024): Eigene Darstellung